【両立】新人教育で自分の仕事ができない人へ【教育係の教える時間がない】

悩む人

上司から新人教育の教育係を任されてしまった。ただ、研修のスケジュール作成や新人教育に時間を取られてしまって、自分の仕事ができない状況。このままだと仕事と新人教育が両立できないので、どうすれば時間を確保できるか知りたい。

こんな疑問を解決します。

 記事の内容

 記事の信頼性

今回は『新人教育で自分の仕事ができない人へ』というテーマで［教育係として教える時間がない］＆［評価に関わる自分の仕事もできない］といった問題を解決していきます。

 教育係が教える時間を作るコツ

本記事で深掘りしつつ解説をしますが、先に結論を書いておきますね。

※実際、僕も上記のコツを実践して、自分の仕事ができないを解決しました。

すでに両立ができているあなたは、すごいですよ。シンプルにレベルは高いです。なので、まずは「自分でがんばっているんだな…」と褒めてあげつつ、この記事をお読みくださいませ。

前置きはさておきですね。

では、いきましょう(*´∀｀)

新人教育で自分の仕事ができない人へ【教育係の教える時間がない】

結論、自分の仕事ができないのは当然ですよ。

新人教育の教育係になる＝仕事の時間と労力が取られる

これに尽きるかなと思います。

というのも、新人教育って「前・中・後」でやることが超ありますからね。

 ①：研修前

研修のスケジュールを作成しつつ、研修資料や会議室の予約をする。加えて、上司や他のチームメンバーと連携しつつ、研修のスケジュールを何度も作り直す。ここが1番大変ですね。

 ②：研修中

作成したスケジュールどおりに新人教育ができるかをチェックする。緊急時の対応のため、自分の仕事ができない状況で、新人教育の研修中と自分の仕事の両立はかなり無理ゲーな状況。

 ③：研修後

次回の新人教育に備えて、今回の研修のフィードバックをもらう。研修を受けた新人に1人1人話を聞きつつ、それをレポートなどにまとめる必要があるので、こちらも時間がかかる。

上記のとおりでして、わりと大変です。

ぶっちゃけ、自分の仕事ができないのは当然。

上司に「自分の仕事ができないこと」を理解してもらえない

繰り返しですが、教育係は時間が取られます。

しかし、あまり理解が得られませんよね。

 新人教育を任せた上司の考え

教育係は今やっている仕事の片手間にできるでしょ。「自分の仕事ができない」というはずがない。そこはスケジュール管理と生産性の向上で、乗り切れそうな問題だよね。

『教育係＝片手間に仕事を教えるだけ』という考え方を持つ人が多いので、どうしても自分の仕事ができないことを理解してもらえないです。これってわりとツラいですよね。

解決策：新人教育にかかる時間を数字で出してみる

仕事において、数字こそ最強の武器です。

そして、その武器を使いまくることが大切。

 数字を出すときのポイント

今回は『数字を出す目的：自分の仕事ができないことを上司に伝える』ですので［新人教育にかかる時間］をベースに数字を出してみます。まずは、新人教育の全体の流れのチェック。

大きく「前・中・後」の流れで書いておりまして［①と②と③：研修前］［④：研修中］［⑤：研修後］といった感じですね。

たとえば［③：研修期間を決めつつ、内容を入れる］のところで言うと「研修指導者のスケジュールを確認して抑える」とか「新人教育で使う資料を作成する」などがあげられますね。

 例：それぞれの項目を分解していく

こういった感じで「ザックリとした新人教育の流れを考える」→「1つ1つの流れの中でやるべきことを考える」→「それぞれにかかる時間を具体的に出す」のステップで進めばOK。

自分の仕事ができないけど、新人教育は楽しかった話

この記事を読んでいる方は、教育係として新人教育を進めている途中ですよね。

 新人教育をやってみた感想

もちろん、自分の仕事ができないし、新人教育との両立も無理ゲーです。

ただ、教育係をした経験は、わりと仕事に役に立ったりしますからね。

 教育係の経験を仕事に使う

僕の場合、教育係を通じて1番得られたスキルは［スケジュール管理］です。そして、このスキルを今は自分の仕事（＝クライアントとの業務）に使っています。具体的には「いつまでに何をするか」「どれくらい進めるべきか」などのスケジュール管理ですね。

仕事でやったことは後から繋がります。「この前の経験が役に立っているな」という感覚は何度もあるので、今は自分の仕事ができない状態でツラいかもですが、少しだけファイトです。

教育係が自分の仕事ができないときに、教える時間を作る5つのコツ

自分の仕事ができないなら、次のコツが最適。

では、順に説明していきますね。

前提：「自分の仕事ができない＝残業をする」はNG

スイマセン、少しだけ前提部分です。

下記の考え方は、教育係としてNGです。

 NGな考え方

上記のとおり。

なぜNGかと言うと、シンプルに『業務の生産性がグッと下がるから』ですね。

 生産性が高い労働時間

こちらの時間を超えると、生産性が下がります。つまり、1時間で終わるはずの業務が2時間くらいかかる可能性もあるわけです。これじゃあ、人生的に少しモッタイナイですよね。

それなら業務時間以内に［自分の仕事］と［新人教育］を両立するのがベストですよね。このあたりについてこの章で解説していくので、前提として『残業はNGです』とお伝えしました。

コツ①：教育係の業務を他の人に分担する

ぶっちゃけ、これが1番おすすめです。

理由はシンプルでして、新人教育は「あなただけ」の問題ではないからですね。

 新人教育に関わるべき人

新人教育に関わるべき人

こういった感じで「あなた」と「新入社員」だけではないんですよね。チームメンバーや上司はもちろんですが、配属先の部署全体や人事担当者も、新人教育に巻き込んでしまってOK。

 ポイント：適材適所を見分けること

たとえば、新入社員が『あなたと同じ部署で同じ業務をする場合』です。この場合、仕事に関することは［あなた］が教えたほうがいいですよね。一方で、ビジネスマナー研修などは［人事担当者］or［配属先の部署］がやるべき。

上記のイメージでして、新人教育という業務の中でも「あなたがやったほうがいいこと」と「あなた以外がやったほうがいいこと」を分けて考えつつ、業務を任せちゃってOKです。

それに「〇〇の研修をやってください」とお願いするよりも「〇〇の研修は〇〇さんの方が最適だと思うので、お任せしてもいいですか？」と伝えたほうが、相手の納得感もUPですよね。

コツ②：新人教育以外に自分の仕事を渡す

簡単に言うなら「あなたが今持っている仕事を誰かに渡しましょう」です。

僕も教育係のときはフル活用しまして、自分の仕事との両立ができました。

 自分の仕事を渡すときの注意点

というのも、忙しくない人はいないからですね。上記の方法で業務を渡すと「え？自分も忙しいのは同じなんだけど」といった気持ちを相手が持ちます。チームとして良くないです。

とはいえ、下記のような言い方であれば、相手も気持ちよく仕事を受けてくれるはずです。

 業務を渡すときの例文

〇〇さん！お疲れ様です！（ニッコリ笑顔）
いま3分だけ、お時間よろしいですか？

現在、新人教育のプランを作っていまして、
「〇〇研修」を〇〇さんにお任せしたいです！

〇〇さんは〇〇が魅力的な強みなので、
新入社員の方も魅力的に感じるはずです。

お忙しいとは思いますが、お願いできますか？

大切なことは［笑顔で雰囲気良く話す］＆［〇〇さんだからお願いしている］＆［新入社員に〇〇さんの良さを伝えたい気持ち］の3つを相手にしっかりと伝えることです。

仕事をお願いするときは「どれくらいの時間と労力がかかる」とか「どの程度の成果が見込める」といったように、数字ベースで論理的に話すことが多いかもです。

ただ、個人的に新人教育の業務を任せるときは、感情ベースで話す方が相手も受け入れてくれやすいはず。実際、僕も逆の立場（＝お願いされる）だったら、感情ベースの方が動きます。

コツ③：自分の仕事ができないことを話す

「新人教育で自分の仕事ができないっす」と伝えてしまう方法ですね。

なお、伝える相手は大きく2人です。

 例：チームの構成

例：チームの構成

たとえば、僕が［とあるチーム］で［営業］の仕事をしていたとします。その場合、今回の「新人教育で自分の仕事ができないっす」と伝えるのは、下記の2人ですよね。

なので、新人教育の期間は自分の仕事ができないことをハッキリと伝えるべしですよ。なお、下記のポイントで僕は伝えていました。

 僕が上司に伝えていたポイント

上記のとおり。

 簡単に文章としてまとめます

「新人教育の前は、これくらいの労力と時間を使って、これくらいの成果を出せていました。しかし、新人教育は、これくらいのリソースが取られるので、成果はこれくらいになります」

いわゆる［インプット：労働量とか労働時間］と［アウトプット：得られる成果］をハッキリと新人教育をする前と後で伝えることですね。

上記のインプットとアウトプットについては、しっかりと数字ベースで話すと、より新人教育に時間や労力が取られることを理解してもらいやすいです。数字こそ最強の武器ですからね。

コツ④：必要以上に研修や仕事を教えない

スイマセン m(_ _)m

この言い方だと、少しイジワルみたいですね。

ぶっちゃけ、研修で伝えるのは最低限でOKです。これは算数とかと同じですね。［基礎：計算式や計算の方法］だけ教えつつ［応用：解くのが難しい問題］は、最初に教えなくてOK。

理由はシンプルでして、基礎レベルができていない段階で応用レベルの仕事内容を伝えても、意味がわからないからですね。

なので、最初は基礎レベルの必要最低限な仕事内容だけでOKでして、基礎が体に染み付いてきたタイミングで、応用レベルの内容を少しずつ教えていけばOKです。

※おまけ：仕事をする上では［基礎的な研修］を受ければOKな感じです。ただ、例外的なケースも仕事では出てくるので、その際に［応用的な研修］をする感じですね。シンプルです。

コツ⑤：新人教育の内容をマニュアル化する

これは未来の教育係を助けますね。

具体的には、研修で教える内容の資料化です。

 例：僕が働いている会社の研修

もちろん、現場社員から学ぶことも超ありますが、研修はマニュアル化されているケースが多めです。その結果、来年度の教育係がハイパー楽になる感じですね。

ただ、企業によりけりな部分もあるかもです。なので、1から10まですべてマニュアル化する必要はなしでして、できる箇所だけ資料やビデオにまとめていけばOKかなと思います。

新人教育の人が次から「自分の仕事ができない問題」を発生させない方法

結論は［仕組み化］と［自動化］です。

新人教育の研修＝毎年のように同じ内容を進める

企業にもよりけりですが、毎年同じですよね。

 例：新人教育の内容

上記のとおりでして「5年前に入社した人が受けた研修」と「1年前に入社した人が受けた研修」の2つを比べたときに、あまり違いはないはず。おそらく、ほぼ同じ内容かもです。

つまり『毎年同じことをする＝仕組み化および自動化できる可能性あり』ですよ。実際、僕も今回担当した新人教育がきっかけで、来年度に向けていくつか仕組み化をしてきました。

具体例：新人教育と教育係による、研修の仕組み化

新人教育の仕組み化を考える上で［研修のスケジュール］と［研修の内容］は仕組み化しやすいかなと思います。なので、まずは大枠である2つをガッチリと決めていく感じですね。

 ①：スケジュールについて

新人教育：スケジュール

僕は下記の要素でスケジュールを作りました。

つまり、これらはパズルのようでして「研修の大枠を決める」→「スケジュールにパズルのように当てはめる」という流れで進めば、来年度の新人教育でも使えますよね。

 ②：研修の内容について

研修は大きく3つに分けられますよね。

上記のとおり。

あとはそれぞれ仕組み化できるかどうかをチェックしつつ、行動すればOK。

それぞれの意図も書いておきます。

 3つの研修の意図

こちらのとおりで、仕事をする上では［知識的な研修］と［基礎的な研修］を受ければOKです。ただ、例外的なケースも仕事では出てくるので、その際に［応用的な研修］をする感じ。

こういった感じでして、今回の新人教育をベースにしつつ［研修のスケジュール］と［研修の内容］の2つをガッチリと仕組み化しておけば、来年度の教育係は超ラクになるはず。

「わからないかったら聞いてね」も仕組み化できる話

よく社内で、次の会話がありますよね。

上司：わからないことがあったら、聞いてね

新入社員：〇〇の箇所がわからないです！

上司：それはね、〇〇という意味だよ。

新入社員：では、こちらの〇〇はどうですか？

上司：それはね、〇〇という意味だよ。

ぶっちゃけ、上司の労働力と労働時間が無駄になっていますよね。なんせ、別に「その上司から教えてもらうこと」が目的ではなく『わからないことを解決すること』が目的だから。

 解決策はシンプルです

上記がハイパー大切です。

というのも、新入社員が自分で自分のわからないことを解決できるからですね。

 例：新入社員が自分で解決する方法

いろいろな方法があるかなと思います。

そして、その社内特有のことでなければ、ネットでググれば解決できるはず。

新人教育の目的は「教える」ではなく『教育係からの自立』

僕が教育係のときに意識していたことで、新人教育の目的を考えるべしです。

 よくある新人教育の目的

もちろん、間違ってはいないですね。

ただ、もう少しだけ延長線上を見るべしです。

 おすすめな新人教育の目的

これに尽きるかなと思います。

もっと簡単に言うなら『教育係なしでもう働けます』という人材の育成ですね。

新人教育ってあくまでスタート地点ですからね。研修を受けた新入社員のキャリアはずっと続くわけなので、できる限りその人のためにできることを新人教育では教え込むべしですよ。

まとめ：新人教育で自分の仕事ができない＆教える時間がないのは当然

今回は『新人教育で自分の仕事ができない人へ』というテーマで「教育係として教える時間がない」＆「評価に関わる自分の仕事もできない」といった問題を解決しました。

 自分の仕事ができないときの対処法

新人教育って超時間を取られますよね。

※自分の仕事ができないのは当然です。

なので、できる限り『自分の仕事ができないときの対処法』を実践しつつ「新入社員に教える時間がないを解決する」＆「自分の仕事ができないを解決する」の2つの達成をどうぞ。

というわけで、今回は以上です。

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